数据验证，在早期版本中叫数据有效性，能够对用户输入的内容进行检测，限制录入不符合要求的数据。

以下图为例，要分别输入员工年龄、性别、部门和手机号。

因为员工年龄不会小于16岁，也不会大于60岁，因此输入员年龄的区间应该是16~60之间的整数。通过设置数据验证，可以限制输入的年龄范围。

性别只有男、女两个选项，制作一个下拉菜单，从下拉菜单中选择输入就可以。
设置允许条件为“序列”，在来源编辑框中依次输入用半角逗号隔开的候选项目，本例是:
男,女

如果要输入的选项比较多，直接输入候选项就不方便了，咱们可以把候选项依次输入到各个单元格里，然后将这个单元格区域设置成数据验证的序列来源。

通过限制输入的字符长度，能够对输入的手机号位数进行约束。

还可以利用数据验证来制作屏幕提示。

如果结合函数公式，数据验证功能就更牛了，假如要限制在E列输入重复的数据，可以设置数据验证规则为自定义，然后输入公式：

=COUNTIF(E:E,E2)=1

COUNTIF(E:E,E2)部分的作用使用统计E列中有多少个和E2相同的单元格，限制的条件就是和E2相同的只允许是一个。

对于已经输入的内容，也可以设置好数据验证规则，然后使用圈释无效数据功能，方便地查找出不符合要求的数据。

如果小伙伴们对函数公式比较熟悉，还能借助数据验证实现很多精彩的设置，比较典型的应用就是动态下拉菜单了：

如下图所示，要根据A列的对照表，在D列生成下拉菜单，要求能随着A列数据的增减，下拉菜单中的内容也会自动调整。

选中要输入内容的D2:D10单元格区域，数据→数据验证→序列，输入以下公式即可。
=OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1)
公式表示以A2作为基点，向下偏移0行，向右偏移0列，新引用的行数为COUNTA函数统计到的A列非空单元格个数，结果-1，是因为A1是表头，计数要去掉。
这样就是A列有多少个非空单元格，下拉菜单中就显示多少行。

使用数据验证功能，只能限制手工输入的内容，对于从其他地方复制过来的数据，那也傻眼，所以养成数据录入的好习惯，还是很有必要的。

AD：【[广告]跟众多微软MVP一起学Office】点击加入吧！

上一篇：做表不用Ctrl键，天天加班八点半 下一篇：按千元、万元、百万元显示金额，你会不会？

郑重声明：本文版权归原作者所有，转载文章仅为传播更多信息之目的，如作者信息标记有误，请第一时间联系我们修改或删除，多谢。