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HR职场办公软件使用技巧大全 word培训教程 PPt使用教程 Excel使用教程 培训教程 本章主要内容： 文档的编辑 文档的排版 页面排版和打印 表格的制作 插入图片和其它图形 文档的查阅和校对 3.1认识 word 2003 的启动 的退出 的窗口界面 一、启动 单击/// 双击桌面上Word的快捷图标 二、 的退出 单击标题栏右上的铵钮；双击标题栏左测的符号； 单击/(如图3-1-2)； 按组合键 Alt+F4 三、的窗口界面 1、常用工具栏 2、格式工具栏 3、栏标尺 3.2 文档的编辑 新建文档 输入内容 保存文档 编辑文档 一、新建文档 常用工具栏/新建按钮 右键/新建/word文档 文件/新建（可以使用模板） 二、输入内容 中文，英文，标点符号 大小写切换：caps lock 特殊符号：shift+数字键 特殊文字：插入/符号或特殊符号 三、保存文档 设置自动保存时间间隔：工具/选项/保存选项卡 设置打开文件密码：文件/另存为，工具/安全措施选项 四、编辑文档 插入、撤销、恢复 复制、剪切、删除、移动 检查拼写和语法 定位、查找和替换 1、选定文本的技巧 双击，选择词组 三击15段中词组，选择一段 单击空白处，选择一行 双击空白处，选择一段 三击空白处，选择整篇文章 2、检查拼写和语法 设置拼写检查工具/选项/拼写和语法 使用拼写检查选中文本，工具/拼写和语法 3、定位、查找、替换※ 编辑菜单/定位或查找或替换 定位目标的选择 查找格式的设置 替换格式的设置 查找内容的输入 替换格式的设置 字体格式设置完成 3.3 文档的排版 字符的格式化 段落的格式化 项目符号和编号 边框和底纹 一、字符的格式化（格式/字体） 字体、字号、字形 字体颜色、加下划线 字符间距 、文字效果字符格式化方法 格式工具栏：快速按钮 格式/字体 格式/字体 1、“字体”标签 2、“字符间距”标签 3、”文字效果”标签 二、段落格式化（格式/段落） 对齐方式：分散、两端、居中、左右 行间距：最小值、固定值、单倍行距 段前间距、段后间距 首行缩进、左右缩进 段落格式化方法 格式/段落 使用标尺：视图/标尺 格式工具栏：对齐按钮 1、格式/段落 2、使用标尺 首行缩进：控制段落中第一行第一个字的起始位 悬挂缩进：控制段落中首行以外的其他行的起始位 左缩进：控制段落左边界缩进的位置 右缩进：控制段落右边界缩进的位置 3、格式工具栏 三、项目符号和编号 添加项目符号和编号 自定义项目符号和编号 1、添加项目符号和编号 选定要添加项目符号的内容； 格式/项目符号或编号； 选择一种编号或项目符号； 单击，添加完成。

2、自定义项目符号和编号 四、边框和底纹 段落边框 段落底纹 页面艺术型边框 1、段落边框（格式/边框和底纹） 2、段落底纹（底纹） 3、页面边框（页面边框） 3.4 高级排版技巧 分栏：文本多栏显示 首字下沉 特殊格式的设置 一、分栏(效果) 分栏方法 1、利用“其他格式”工具栏 二、首字下沉（效果） 将光标插入点定位在段落中 选择“格式/首字下沉”命令 在“首字下沉”对话诓中设置 3.5 文档排版和打印 页面设置 打印预览和打印 页面排版 一、页面设置 设置页边距：上、下、左、右 纸张大小：A4、A3、B5、自定义 文档网格：设置每页行数设置每行字数 文件/页面设置（页边距、纸张） 文件/页面设置（文档网格） 二、打印预览和打印 常用工具栏，打印预览按钮 文件/打印预览 文件/打印：设置打印的页码范围打印设置 全部 当前页 页码范围 例如页码范围:2，5，8-10 三、页面排版 插入页眉和页脚 使用分隔符 设置文档背景 1、插入页眉和页脚 视图/页眉和页脚 插入当前日期和时间 插入文档的名字和路径 插入页码（插入/页码） 奇偶页插入不同的页眉和页脚 视图/页眉和页脚 选择“页面设置”按钮 “版式”选项 选择“奇偶页不同” 2、使用分隔符 分页符：对文档进行分页 分节符：对文档进行分节 插入/分隔符 3、设置文档背景 设置背景（格式/背景/填充效果）：设置背景，web版式显示，打印时不显示 设置水印（格式/背景/水印）：文字和图案水印，打印时显示 设置背景 设置水印 文字水印图片水印 3.6 表格的制作 表格的建立 表格的编辑 表格格式化 表格的处理 一、表格的建立 “视图” →“工具栏” →“表格和边框” 二、 表格编辑 选定表格编辑对象 插入单元格、行、列和表格 删除单元格、行、列和表格 改变表格的行高和列宽 合并和拆分单元格 选定一个单元格 选定一整行 选定一整列 选定整个表格 选定多个单元格 选定要删除的对象 执行“表格|删除”命令 用鼠标调整（鼠标变成双向箭头） 使用“表格”菜单：表格|表格属性 自动调整行高和列宽 使用“表格”菜单 表格|表格属性 “表格” →“自动调整” 三、格式化表格 表格的对齐和定位 表格内容的对齐 设置表格边框和底纹 表格自动套用格式 直接用鼠标拖曳 利用“表格|表格属性”命令 利用“表格和边框”工具栏 表格/表格属性，单元格选项 利用“表格和边框”工具栏 利用“格式|边框和底纹”命令 选定“表格” →“表格自动套用格式”命令 表格和文本之间相互转换 选中表格或文本，表格/转换 3.7 图文混排 插入图片和剪贴画 图片格式的设置 绘制自选图形 其他图形对象 一、图片的插入 插入剪贴画 插入来自文件图片 插入艺术字 插入自选图形 二、设置图片格式 图片大小和位置 图片的旋转 图片的版式 三、其他图形 插入公式插入/对象/公式3.0 插入文本框插入/文本框/文本框右键/创建文本框链接 3.8 文档的查阅 文档的视图 文档结构图 插入目录 一、文档视图 页面视图 普通视图 Web版式视图 大纲视图 1、页面视图 它以页面的形式显示编辑的文档，所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来。

2、普通视图普通视图中无法看到图形对象、插入的页码、页眉和页脚等内容，也不能进行竖向的排版，所以这个视图通常用来进行文字的输入、编辑和查阅纯文字的文档等。 3、Web版式视图最大优点是联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小，而且只有它可以添加文档背景颜色和图案。 4、大纲视图根据段落的大纲级别有层次的设置，在大纲视图中的文档可以折叠和展开。 二、文档结构图 单击“视图/文档结构图”左边显示文档结构图，单击这里的条目，可以把光标定位到文档中相应的位置。不过左边文档结构图中出现的是大纲级别，不是正文的段落。 1、打开文档结构图 大纲级别 格式/段落中一个选项 包含10个大纲级别 正文不在文档结构图中显示 上一级管理下一级 三、插入目录 插入/索引和目录 小结：本章重点介绍了Word文档的建立、编辑和保存；字符和段落的格式化；页面排版和编辑，这些都是我们学习和工作中经常接触的基本操作。本章还进一步由浅入深地给大家介绍了表格的制作、图片的插入和编辑、自选图形的插入和编辑等，并同通过大量实例使读者快速地掌握这些操作。

的使用技巧 保护你的演示文稿 重复上一动作（F4键） 更改Undo的次数 幻灯片自动更新日期与时间 让文字闪烁不停 计算字数、段落 放映时指定跳到某张幻灯片 放映时进到下一张幻灯片 放映时退到上一张幻灯片 终止幻灯片放映 放映时鼠标指针的隐藏与显现 在播放的PPT中使用画笔标记 控制放映时白屏或黑屏 窗口播放模式 在“幻灯片浏览视图”中检查切换方式 人工设置幻灯片放映时间间距 幻灯片上做标记 利用上网 播放多种音视频文件 插入Flash影片 将Word文件快速转换为文稿 让文档中的数据图表动起来 1.保护你的演示文稿在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击 “安全性”选项卡ppt表格行高怎么设置:ppt办公软件官方，根据你保护文档不被查看或是不被更改的要求，把密码键入“打开权限密码”或“修改权限密码"框中，单击"确定"。例如，将一些文字设置为粗体，然后再选择另外一些文字，按一下F4键，这些字也变成了粗体。 3.更改Undo的次数 一般可以撤消的操作数的默认值是20次。 点击菜单 “工具”/“选项”/“编辑”/“最多可取消操作数”，即可更改。

注：最高限制次数为150次。此数值越大占用系统资源越多，这是很简单的道理。 4.幻灯片自动更新日期与时间如果想实现自动更新日期与时间，可以进行下述操作:单击“视图→页眉与页脚”命令，在打开的对话框中选择"幻灯片"，选中"日期与时间"，选择“自动更新“，则每次打开文件，系统会自动更新日期与时间。 5.让文字闪烁不停在中可以利用“自定义动画”来制 作闪烁文字，但无论选择“慢速”、“中速”还是 “快速”，文字都是一闪而过，无法让文字连续闪 烁。其实在这种情况下，我们只需要按照下例步骤做，就可以实现连续闪烁:选中要闪烁的文字，单击鼠标右键选择“自定义动画（M）…”命令，在出现的“自定义动画”中单击“添加效果”命令，如下图所示： 依次单击“强调”－－“闪烁”命令； 6.计算字数、段落 能否像Word那样计算字数呢?可以，不过形式略有不同。执行“文件”/“属性”/“统计信息”，即会列出所有文件的字数、段落等信息。在“摘要信息”标签下还有标题、主题等信息。 7.放映时指定跳到某张幻灯片如果在放映过程中需要临时跳到某一张，如果你记得那是第几张，例如是第6张，那么很简单，键入“6”然后回车，就会跳到第 6 张幻灯片。

或者按鼠标右键，选择“定位”。 8.放映时进到下一张幻灯片进到下一张幻灯片:N、Enter、、右箭头、下箭头、空格键（或单击鼠标） 9.放映时退到上一张幻灯片退到上一张幻灯片:P、、左箭头、上 箭头 10.终止幻灯片放映： Esc或“-”键 11.放映时鼠标指针的隐藏与显现 隐藏鼠标指针：Ctrl+H 显示鼠标指针：Ctrl+A 12.在播放的PPT中使用画笔标记：CTRL+P；擦除所画的内容：E键 13.控制放映时白屏或黑屏上课时，如果想让学生的注意力集中到讲课上而屏蔽掉幻灯片画面对讲课的干扰，可设置为白屏或黑屏。按一下“B”键会显示黑屏，再按一次则返回刚才放映的那张幻灯片。按一下“W”键会显示一张空白画面，再按一次则返回刚才放映的那张幻灯片。 14.窗口播放模式在实际使用的演示文稿过程中，往往需要与其它程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果，可是用鼠标点击幻灯片放映菜单中的“观看幻灯片”选项，将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下则必须使用“Alt＋Tab”或“Alt＋Esc” 组合键与其它窗口切换。播放幻灯片时，先按住Alt键不放，再依次按下 D、V键激活幻灯片播放，这时我们所启动的幻灯片放映模式就是一个带标题栏和菜单栏的形式了。

这样一来，就可以在幻灯片播放时也能对播放窗口进行操作了，如最小化和自定义大小等。 15.在“幻灯片浏览视图”中检查切换方式 1.切换到“幻灯片浏览”视图，幻灯片左下方会出 现一个查看切换方式的小图标。 2.单击想查看的幻灯片下方的图标，PPT就会对该 张幻灯片演示一遍切换效果。 16.人工设置幻灯片放映时间间距 1、选择要设置时间的幻灯片。 2、选择“幻灯片放映/幻灯片切换”命令，打开对话框。 3、选择“换页方式” 栏下的“每隔”选项，在下方框中输入希望幻灯片在屏幕上出现的秒数。 4、如果要将此时间应用到当前幻灯片上，则点“应用”按钮，如果应用到所有幻灯片上，就单击“全部应用”按钮。 5、对要设置时间的每张幻灯片重复上述步骤。 说明：如果希望在单击鼠标和经过预定时间后都能换页，请同时选中“单击鼠标换页”和“每隔”复选框。至于哪个起作用，则以较早发生者为准。 17.幻灯片上做标记 1、在放映时，单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择 “指针选项”命令，在打开的子菜单“圆珠笔”/“毡尖笔” /“荧光笔”。 2、如果你对绘图笔颜色不满意，还可在右击幻灯片时弹出的快捷菜单中选择“指针选项”命令，再选择“墨迹颜色”，你就可以挑一种喜欢的颜色啦。

3、做这些标记不会修改幻灯片本身的内容，在右键弹出的菜单中选择“指针选项”中的“擦除幻灯片上的所有墨迹”命令，幻灯片就复原了。 4、如果不需要进行绘图笔操作时，可以再次在屏幕上单击鼠标右键，在“指针选项”中选取“自动”，就把鼠标指针恢复为箭头状了。 18.利用上网运行时也可轻松上网，而不用打开IE浏览器。方法是:在"幻灯片"视图下，单击"视图→工具栏→Web"可发现在工具栏上有地址栏，在此地址栏中输入地址即可上网，另外，它还将IE中浏览过的地址也记录于其下，做到了完全与IE的兼容。 19.播放多种音视频文件在中往往通过“插入→影片和声音→文件中的影片（或文件中的声音）”来播放音频视频文件，这种方法不方便对音视频进行控制。现在介绍一种利用Media 控件控制音视频播放的方法。步骤如下: 1. 在中插入Media 控件， 具体方法： ① 打开视图→工具栏→控件工具箱 ② 选择控件“ Media ” ③ 然后用“+”字形在页面上画出一个矩形，即嵌入一个Media 播放器。

④ 双击该播放器，或在拖画的区域内按鼠标右键→在弹出的快捷菜单中选“属性”，出现控件属性窗口。 20.插入Flash影片单击“视图/工具栏/控件工具箱”，选择“其他控件/ Flash ”，在幻灯片中用鼠标拖出一个方框，调整好大小。这样，我们用插入控件的方法插入一个Flash控件，选择当前控件，在“属性”面板中作如下设置：“Movie”中填入所需的Flash影片所在的位置。 21.将Word文件快速转换为文稿 首先，打开Word文 档，全部选中，执行 “复制”命令。然后， 启动，选 择“普通”视图，单击 “大纲”标签。 选择“大纲”视图，将光标定位到第一张幻灯片处，执行“粘贴”命令，则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。接着，可根据需要进行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等;然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处，直接按回车键，即可创建出一张新的幻灯片;如果需要插入空行，按[Shift+Enter]。经过调整，很快就可以完成多张幻灯片的制作。 最后，还可以使用“大纲”工具栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。

反之，如果是将演示文稿转换成 Word文档，同样可以利用“大纲”视图快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处，按[](退格键)，重复多次，将所有的幻灯片合并为一张，然后全部选中，通过复制、粘贴到Word中即可。 22.让文档中的数据图表动起来 Excel的使用方法与技巧 第一节Excel的基础知识 一、 功能概述1985年 Excel问世，被公认为 是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电子表格软件。 Excel可以创建和修改工作表、三三维图表，以及分析管理数据。 三、 的基本元素——工作簿、工作表、单元格 1.新建工作簿启动时，会自动新建一个空白的工作簿。在实际应用中，用户随时可以创建新的工作簿，手动新建工作簿的具体操作步骤如下： 选择【文件】—【新建】命令； 单击【常用】工具栏中的【新建】快捷按钮； 技巧: 按Ctrl＋N组合键，可快速新建一个空白工作簿。2.输入工作表数据 向单元格中输入数据，主要有一下3种方法： 单击单元格，直接输入。

会覆盖原有数据。 双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。 单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同b。在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。 3.插入符号和特殊字符选择【插入】—【符号】命令。第二节 编辑和管理工作表 一、编辑单元格1. 选定单元格 选定一整行或一整列单击需要选定的行或列的行号和列号; 选定多行和多列将鼠标指针指向起始行号或列号，按住鼠标左键，拖动至末 尾行号或列号; 选定整个工作表的所有单元格按Ctrl+A组合键，或单击“全表选择”即0行0列。二、格式化工作表 1. 设置单元格字体选择【格式】--【单元格】，单击【字体】标签技巧: 利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】复选框，可将数字或字母设置为指数。 2. 设置单元格对齐方式选择【格式】--【单元格】，单击【对齐】标签 3. 设置单元格边框选择【格式】--【单元格】，单击【边框】标签 4. 设置单元格数字格式选择【格式】--【单元格】，单击【数字】标签三、管理工作表 1. 切换工作表 2. 新建、重命名和删除工作表 3.复制和移动工作表4.隐藏和取消隐藏工作表 选择 【窗口】--【隐藏】命令ppt表格行高怎么设置，即可隐藏工作簿; 选择 【窗口】--【取消隐藏】命令，即可恢复。

选择 【格式】--【工作表】--【隐藏】命令，即可隐藏工作表; 选择 【格式】--【工作表】--【取消隐藏】命令，即可恢复工作表;第三节 数据运算的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利用它们可以完成各种复杂的数据运算。掌握好这部分内容，是熟练使用进行数据管理的先决条件。 中的运算符第四节 数据排序、筛选与分析 一、数据的排序和筛选通常都是使用数据清单来实现数据管理的。 数据清单实际上就是的数据库。建立数据清单， 要先定义其中的列和列标题，列标题相当于字段名。强大的数据排序和筛选功能是通过数据清单 实现的。bjl红软基地

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