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幻灯片怎么做:幻灯片制作者的限制

    下面的是PPT教程网给你带来的相关内容:

    幻灯片怎么做:幻灯片制作者的限制

    你好,这是「幻灯片设计」栏目的第二章。我们在上一章讲述了幻灯片设计的底层逻辑是「信息」的处理,使用幻灯片的目的,就是为了更好地传递「信息」,并通过介绍大脑接收信息的机制(记忆模型),延伸出「设计思维」的三个指导原则:建立逻辑框架、创造视觉阶层、运用图像元素。

    然而,上面的论述是以「观众」为核心,来看待我们该如何做好幻灯片设计,并没有站在「幻灯片制作者」的角度,来考虑实际制作时的问题(比如时间有限、设计能力不够等)。因此,本章的重点会以「效率」为关键词,从「幻灯片制作者」的角度出发,来讨论实际做「幻灯片设计」时,需要具备的方法论与软件技巧。

    在展开本章内容之前,我们还是先在此停留 1 分钟,请你从自身经验出发,思考几个问题。

    课前思考幻灯片制作者的限制

    从上一篇文章的内容,我们已经清楚地了解到,想做好「幻灯片设计」,最重要的就是站在「观众」的角度,来思考如何设计才能更好地传递信息。理论上,只要你的设计思路是正确的,这的确能达到最好的效果。

    然而,当我们回到讲者──或者该说是幻灯片制作者──的身份,开始动手做幻灯片设计时,就会发现实际情况并没有这么简单,而是存在诸多限制的。我这边把它们简单分成两大类:

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    能力上的限制

    尽管我们在大方向上已经清楚,什么才是好的幻灯片设计,但这终究是比较抽象的概念。实务上,如果没有设计方面的经验,缺乏相应的设计能力,甚至对软件的功能也还不够熟悉的话,尽管观念正确,也还是不知道该如何运用PPT,来做出符合「设计思维」的幻灯片。而这部份的限制,也正是本专栏要为大家解决的问题。在往后的章节中,我会一一带大家来认识,面对每个幻灯片设计的场景,该具备怎样的「设计思维」,并能活用PPT的软件功能,将「设计思维」落实到幻灯片的制作当中。

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    时间上的限制

    在理想的状况下,我们可以对幻灯片做更多符合记忆模型的设计,来增进理解效率、激发情感共鸣;但在现实的情况下,我们的时间却是相当有限的。哪怕你的设计方向完全正确,也非常熟悉软件操作与各种设计技巧,但想做出更好的设计,就免不了要耗费大量的时间。这对于职场人士而言,是很不切实际的事。所以,在面对时间成本的限制时,我们就需要做出相应的取舍了。

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    所谓的「取舍」并不是说我们时间很少就不做设计,而是「有多少时间做多少设计」。这点其实和营销领域中「最小化可行产品」的概念很相似,我们可以用这个概念,来思考整个幻灯片制作的流程。

    先简单介绍一下,什么是「最小化可行产品(幻灯片怎么做:幻灯片制作者的限制,MVP)」。指的是在新产品研发的过程中,能满足目标用户核心需求的最简单的产品。它有三个特色:

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    说明这个概念最常见的,是底下这个造车的例子。核心需求是「出行代步」,这时我们需要做的,不是像上半部画的那样,先从造轮子开始慢慢造车;而是先做个能代步的滑板,再慢慢迭代出单车、摩托车、汽车。

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    现在,我们把这个概念套回幻灯片的制作上,你会发现「目标用户」就是「观众」,「需求」就是幻灯片中的「信息」,「产品」就是由幻灯片组成的「演示文稿」。而我们该做的,不是对每一页的幻灯片,都做最好的设计(造车);而是回归表达的主题(用户需求),先做出能完整传达信息的演示文稿(滑板),后续再根据个人的能力与时间,做进一步的优化迭代即可。这就是从幻灯片制作者的角度出发,实务上最可行的「效率思维」。

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    事实上,我们最常遇到的演示场景,往往不需要多有设计感的幻灯片,而是在短时间内,做出一份设计简洁、重点突出的 PPT。在这情况下,我们只需要掌握基本的软件操作,并在大方向上,尽可能依循「设计思维」的三项指导原则来做幻灯片设计,就已经相当足够了。

    所以,我们接下来要做的,就是兼顾以观众为核心的「设计思维」,以及幻灯片制作者本身的「效率思维」,提出一套方法论,作为制作幻灯片时的设计指南,也就是接下来要分享的「幻灯片设计」的三大阶段。

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    幻灯片设计的三大阶段

    在正式开始讲述三阶段之前,我们先复习一下,幻灯片设计的三大指导原则:

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    有了这三原则之后,我们接着思考一个问题:在制作幻灯片的过程中,起点和终点分别是什么?

    我们之前不断提到表达、传递信息,所以起点当然就是「信息」本身,一般来说,大多都是比较抽象的「语言信息」,比如口语或者纯文本描述;而终点则是这些「信息」经过加工(设计)之后,所呈现出来的、由「视觉信息」为主的幻灯片。至于最终这场表达,能影响观众多深,就看你终点能走多远了(做了多少设计)。

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    从上一篇文章对于记忆模型的介绍,我们可以看出,越是偏向图像画面,甚至能引发共情的设计,就越能调用长期记忆区,进而深化记忆、促使行动。所以,我们可以将幻灯片的「设计程度」,看作是从「语言信息」到「视觉信息」的光谱。文字等初始信息的比重越高,做起来越快,设计程度也越低,而观众也需要花费更多时间去理解它;反之,图像画面越多,做起来越花时间,设计程度也越高,但对于观众却是最直观、最有感、也是最印象深刻的。

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    有了起点、终点,以及过程中的变化,我们就能大概推出,该如何一步步推进「幻灯片设计」的流程了。为了方便大家理解,我先直接将整个流程,划分成三大阶段:结构化、图像化、场景化。

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    阶段一:结构化

    一开始,我们只有口语或者纯文本等「语言信息」,根据「原则一:建立逻辑框架」,我们需要先对这些「语言信息」进行梳理,让它们有个方便理解与记忆的「逻辑框架」。这一步其实还不需要打开PPT,你可以依个人习惯,用便签来排列信息,或者画思维导图都可以。经过分门别类后,根据内容的逻辑关系,在水平架构上,运用「3的法则」来归纳同层级的重点,帮助观众记忆;在垂直架构上,区分核心主题、一级标题、二级标题和内容说明,做出层次井然的逻辑树状图。

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    不过,想将大量的内容信息展现在观众面前,只有建立逻辑框架显然是不够的,因为在视觉上没有重点。这时,我们就需要用到「原则二:创造视觉阶层」了。作法很简单,就是针对幻灯片中的内容做排版,用视觉的形式区分出逻辑层次,比如:将标题、小标题改色、放大、加粗来分层,或者在关键词、重点段落等文字下方划线来强调,以引导观众的视线。

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    至此,我们就完成了演示文稿的「最小化可行产品」。不需要耗费时间去找图,不用做过多的设计,只要梳理信息、做好排版,就能快速搞定。尽管幻灯片中还是存在大量文字,但至少也已经是易于阅读、相对好理解的了。

    阶段二:图像化

    经过「结构化」之后,我们已经梳理了「逻辑框架」,也抓到文字内容中的重点信息了。那再进一步该如何改善呢?就是如前面所述,逐步将这些「语言信息」转换成「视觉信息」,也就是「原则三:运用图像元素」。作法很简单,先把「结构化」之后的重点信息或关键词找出来,再根据这些信息的类型,替换成合适的图像元素。比如,上面那个经济学两大分支的案例,我们可以将大量文字省略成为口述用的讲稿,并从其中的描述,找到合适的插图来替换,不但内容看起来更简洁易懂,设计上也更加美观。

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    这边要注意的是,所谓「替换成图像元素」,并不是随心所欲的,而是得「根据信息的类型」。在产品设计领域有句话是「功能决定形式(Form )」,这点放在幻灯片设计,也是同样的道理。所以,当我们想展示的是某个具体的事物或场景,那就该使用「图片」;当我们想呈现的是数据时,就该使用「图表」;而当我们想说明某个逻辑关系或者抽象概念,显然前两者就不合适,而是该改用「形状」和「图标」来搭配。这部份我们会在后面介绍「图像元素」的篇章时,再来详细说明。

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    阶段三:场景化

    经过「图像化」之后,我们已经将内容信息给具体化作图像了。不过,这个阶段的图像,所遵循的还是文字的排版逻辑,只是做了更直观的替换而已。而「场景化」这个阶段,则是要反过来以图像为主,让所有的图像元素,进一步相融成一个完整的「场景」,让文字内容退居为画面中的辅助说明。比如下面这张图,是我们之前为数据智能峰会做的设计,就直接是以一张街景图作为「场景」,再将文字作为辅助说明,排入图中的街道上,让文字信息能和场景图融为一体,打造出「场景感」。

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    那该怎么做呢?一方面,我们得在日常提升自己的「审美」,多看优秀的平面设计作品,学习设计师们对于图像元素的处理,并思考如何将其应用到幻灯片设计中;另一方面,可以从技术上着手,学习用图片或视频搭建场景、运用PPT本身的动画甚至3D功能,来模拟动态或展示实物等。

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    完成了这个阶段的幻灯片,所传递的就不仅仅只是「信息」而已了,更多地是渲染「氛围」和「情感」。藉由场景的塑造,让讲者能更好地「用画面说故事」,完成一场精采且令人印象深刻的演示。

    提高幻灯片制作效率的技巧

    上面的「幻灯片设计三阶段」,我们是针对「时间有限」的问题,提出做幻灯片设计时,大方向上可以依循的方法论。不过,如果你需要处理的内容特别多,也还是可能发生连「结构化」这个阶段都做不好的情况。因此,我们还需要在日常制作幻灯片时,就养成高效率的软件操作习惯,才能帮你省出更多时间,让你能更有余裕来做好「幻灯片设计」。

    那么,有哪些可以显着提高幻灯片制作效率的技巧呢?比较特定场景的功能,比如排版对齐、设置主题、幻灯片母版等,我们会在后续对应的章节中,结合「设计思维」来说明。这边主要提两个能够帮你省去很多繁琐操作的功能:快速访问工具栏、快捷键。

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    「快速访问工具栏」的使用

    什么是「快速访问工具栏」呢?简单来说,就是让你将常用的功能,放到同一个工具栏里面。只要设置好一次,就能一劳永逸地提高你使用 PPT 时的操作效率。

    打开 PPT 看到左上角,默认功能有「保存」、「撤销键入」、「重复键入」、「从头开始」四个功能,这是PPT初始的「快速访问工具栏」。我们接下来的任务就是,把使用频率最高的功能,统统放到这个工具栏中。

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    那该如何添加常用功能到「快速访问工具栏」呢?很简单,你只需要将鼠标移动到想添加的功能上,点击「右键─添加到快速访问工具栏」,就可以将这个功能加入到「快速访问工具栏」了。

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    但是,当你添加的功能越来越多,就会发现 PPT上方挤着一整列工具,使用时还得将鼠标移到最上面去切换寻找,不太方便。此时,你可以拉开「快速访问工具栏」最右边的倒三角形菜单「自定义快速访问工具栏」找到最下面的「在功能区下方显示」,把这整列工具移到功能区的下方。这么一来,你添加的功能可以整排显示出来,而且还缩短了鼠标移动点选的距离。

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    此外,在「自定义快速访问工具栏」中,你还可以点击「其他命令」,进一步调整或汇出这个工具栏。在这个界面中,你可以调整工具栏中每个功能的顺序,也可以对照左边的功能区作添加或删除功能。

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    在此你需要做的是,尽可能为每个功能做好分类,把同一类的功能集中在一起,例如:文本框与修改文字格式的一类、对齐与均分的功能放同一类……等。这可以避免因工具栏排序混乱所造成的使用不便。

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    在设置好「快速访问工具栏」之后,你可以在「其他命令─导入/导出」,把专属于你的「快速访问工具栏」汇出自定义文件。这可以让你在另一台电脑使用 PPT 时,直接汇入这个文件,而不用再重新设置「快速访问工具栏」。

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    这边简单总结一下,设置「快速访问工具栏」的重点:

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    建立「快速访问工具栏」的确可以帮我们节省寻找功能的时间,不过在快速复制、限制图片缩放比例、重复相同操作等还是力有未逮。而这就需要「快捷键」来辅助了。

    「快捷键」的使用

    我们都知道在做PPT的过程中,有很多使用频繁但很琐碎的操作,比如:复制粘贴、文字改色加粗、等比例放大图片......等。如果只靠鼠标来回点选,往往会耗费大量的时间。但如果在操作鼠标时,我们知道该搭配哪一个快捷键,就能一步完成原本要三、四步才能达到的效果。

    说起快捷键,你肯定在网上也看过不少,直接列一堆快捷键的表。然而,这种列表看似丰富,却没什么实用性。应该很少人会真的按表去演练、强记,而且实务上也没必要记那么多繁琐的快捷键。所以,我这边主要介绍的,大多都是搭配鼠标就能完成的操作,相对来说会比较好上手,分别有:Ctrl、Shift和F4。

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    Ctrl:最多功能的快捷键

    第一个必须知道的快捷键是「Ctrl」。除了最为大众熟知的「Ctrl+C(复制)」和「Ctrl+V(粘贴)」以外,仅仅是搭配鼠标的操作,就能玩出不少花样。以下列举比较常用的供你参考。

    Ctrl+鼠标左键

    按住Ctrl键,以鼠标拖曳可以复制对象。

    按住Ctrl键,以鼠标拉动边角,可以让形状或图片从中心放大/缩小。

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    Ctrl+鼠标中键

    按住Ctrl键,推动鼠标中间的滚轮,可以快速放大/缩小幻灯片页面。

    这边有一个小诀窍,如果没有选中任何对象,则会以幻灯片画面中心来放大;如果选中某个对象,则会放大该对象的周围区域。

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    Shift:限制移动与比例的快捷键

    Shift+鼠标左键

    按住Shift键,以鼠标拖曳可以限制对象只能在水平/垂直方向上移动。

    按住Shift键,以鼠标拉动边角,可以让形状或图片等比例放大/缩小。

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    此外,Shift也能再搭配Ctrl使用。如果你同时按住Ctrl和Shift,搭配鼠标左键,就会是前面两个快捷键功能的迭加,也就是可以一次完成水平/垂直方向上的复制。

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    F4:最神奇的快捷键

    快捷键F4是单一功能最强大的快捷键,它本身的作用是「重复上一步操作」。举例来说:如果我们将一个矩形以「更改形状」功能改成圆形,接着选中其它矩形并按下F4,我们就会发现,其它两个矩形同样被改成了圆形。

    这样的特性让它能够快速处理很多繁琐操作,比如,我们修改了某个对象的颜色,并想让其他对象也都改成同一个颜色时,就不需要再重新去调色盘找那个颜色了,只需要选中其他想改色的对象,按下 F4 即可。

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    此外,这个快捷键还延伸出另一个进阶操作:等距离复制。选中想复制的对象后,我们先以Ctrl键拖曳复制一个,接着不断按下F4键,就能快速完成等距离复制。

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    以上,是我个人认为性价比最高的3个快捷键。你其实会发现,想用好它们并不需要特别记忆,操作起来也相当简单,只要有意识地用个几次就能熟练,但却能有效提高你做PPT的效率。当然幻灯片怎么做,PPT 中的快捷键还有很多,但我并不建议大家为了一些少用、冷僻的功能去背诵它们。原则上,熟练三大快捷键,其他常用功能放到「快速访问工具栏」,冷门的功能就留待需要时再去翻找,才是操作PPT时的最佳策略。

    本章小结

    在本篇文章中,我们改从「幻灯片制作者」的角度出发,说明实务上的两大限制,并借鉴「最小化可行产品」概念,作为幻灯片设计时的「效率思维」。

    接着,我们综合前一篇提出的「设计思维」(三原则)和「效率思维」,提出「幻灯片设计」的方法论,也就是结构化、图像化、场景化三大阶段。从初始信息梳理出「逻辑框架」,排版好「视觉阶层」,完成整体的「结构化」;接着,再从重点信息抓出关键词,转换成合适的图像,做到信息的「图像化」;最后,如果能力和时间上还有余裕,我们甚至可以利用图像,来搭建完整的故事场景,做到最终的「场景化」。

    在往后的篇章中,我们会依序以结构化、图像化、场景化这三大阶段为骨干,来延伸出每个阶段所需要具备的「设计思维」和「软件技巧」。

    最后,我们也介绍了 PPT 软件操作的两大效率技巧:用好「快速访问工具栏」和「快捷键」。让你可以在短时间内,显着提高制作幻灯片的效率。以上就是幻灯片制作时,从大方向的策略到细部操作上的高效方法。

    课后作业

    下面这张图是「快速访问工具栏」的设置范例,请你思考平常操作PPT时,最常用到的功能,并将它们添加、整合到你的「快速访问工具栏」中,也欢迎截图分享你的工具栏。

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