现如今,越来越多的人开始认识到知识管理的重要性,然而对文档知识库的管理本身却是件极其耗费时间精力的事情。这时,一款好用的知识管理工具往往能让人如虎添翼。相比个人文档管理,团队文档管理才是难上加难。除了文档的整理归类、安全存储,还涉及到权限管理、文档协作等更多的需求。
团队文档类工具如此之多且功能各异,很多团队或中小公司在挑选的时候眼花缭乱。作为一个工具控,我就来盘点一下当下比较主流的团队文档类的工具,帮助大家选择最适合自己team的工具。
一. 对团队文档管理的需求:存储->管理->协作团队对文档管理的需求分为三个层面。首先要满足团队文档的存储需求,当然同时要保证存储安全;其次是文档管理,团队文档杂多,要能够进行多级目录分类以方便检索,此外还要求能够对成员权限和文档权限进行设置,保证文档安全不泄露;最后,是满足多人团队对协作的需求,很多时候一份文档需要很多人一起来修修改改,这时候协作功能就能帮助团队大大提升效率。
二. 对比纬度详细介绍我的盘点会以上述三个大需求点为主要纬度,对各款产品进行对比。在此先介绍一下每个纬度内细分的功能要求,以整理需求,好在下一部分中能更有针对性的找到自己需要的工具。想直接看产品对比的朋友可以跳过本部分。
1. 存储存储首先要求足够的存储空间,其次要求技术安全。
现在市面上团队文档管理工具备份数据用的比较多的是AES-256加密标准,此算法被军方和金融行业广泛使用。
网络传输上,一般采用了SSL加密通道或HTTPS加密技术来保证传输的安全性,这两者一般应用于网银及支付系统的传输。
AES-256安全吗?
知乎的 @黑照 是这么回答的:
如果1秒钟尝试20亿亿次不同的组合,那么所需时间远远大于太阳的寿命:
2^256>2^(10*25)>10^(3*25)=10^75
10^75/(20*10^8*10^8*86400*365)=10^58/86400/365/2>10^50年>>>太阳寿命6*10^9亿年
(原链接:破解AES 256位加密有多难?)
也就是说,就备份技术而言,今天我对比的产品的安全性都是能够得到保障的。
2.管理(1).团队管理
提供的帐号数量上限要大于公司人数;
能够建立公司组织架构,从而根据不同层级部门来管理不同团队的文档;
能够对成员进行不同的权限管理,保证可控。
(2).文档管理:
能够进行多级目录分类,以合理归类整理;
能够对文件权限进行设置,来保证文档不泄露给无关内部人员;
能够对分享链接权限进行设置,以保证文件不泄漏给无关外部人员;
如果能在本地创建一个文件夹,该文件夹内的文件可自动同步到云端,会更方便管理文档。
3.文档协作支持文档文本,即多人同时编辑一份文本,免去传输流程,以提高工作效率;
支持协作表格,满足一些简单的表格使用场景;
支持历史版本的查看和恢复,防止文档崩溃或后期内容失误造成的资料损失,最好还能查看每一版具体的修订部分;
能够对文件进行评论,针对文档直接沟通,可省去在即时通讯平台再讨论的麻烦,如果能支持对部分文字进行评论就更便于沟通;
要求编辑方式灵活,最好线上线下都能进行编辑;
部分人如PM或技术人员等有用markdown编辑器的习惯,所以最好也支持markdown,属加分项。
4.易用性:尽可能多终端通用,来满足不同的团队文档使用场景。
三.市面上的产品对比市面上的团队文档管理、协作类工具五花八门,经典的如国外的google docs,功能强大又有安全保障。国内的如金山旗下的WPS云文档、网易的有道云协作,协作类的如以小而美著称的石墨文档,本身在做的是文件存储,但也被很多企业用来存储管理文档的比如亿方云、坚果云等等。
不同工具的侧重点和提供的功能都有所区别,也没有最好而言,适合自己team需求的就是最好的。
1. 国外国外的团队文档工具普遍功能强大,但于国内而言,最大的不便就是需要翻墙才能使用。即使翻墙使用,网络也并不稳定,这就间接导致了许多问题,如传输速度慢,协作过程卡顿等等。而且还限制了使用环境,只有在能翻墙的情况下才能使用团队文档。即使是不翻墙就能直接使用的MS office365,由于服务器在国外的缘故,体验也并不好。所以我个人并不推荐使用国外的团队文档类工具。
下面简述三款国外的团队文档类工具:
(1)Google Docs
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