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ppt表格怎么做好看:如何写一个“精美”的研究型PPT
工作多年,无论做战略、投资、运营、营销,无论在甲方还是在乙方,一直从没有离开的软件是PPT。
PPT常常被污名化,似乎还需要做PPT的组织就是官僚组织,很多组织也试图去PPT化,但实际上,只要还有内部的展示与沟通,PPT就能帮助提高效率,也不可能真正脱开,实际上形式上去的PPT,最后因为少不了汇报沟通,又生产出很多PPT的类变种来。
PPT本身就是Power Point,是个讲要点的工具。汇报沟通不是去要点化,而是要学会怎么讲要点讲得更清楚。我之前写过一篇关于PPT的回忆,今天就继续谈谈我自己做PPT的一些小感受和小技巧,教你如果写怎么写,如果是领导,怎么审核和指导别人的PPT。文章内容初级,很多掌握技巧的人自动跳过这篇吧。
1、结构美,讲好故事
做一个好的PPT的核心是逻辑和结构,现实中的事情总是立体和复杂的,但是受制于要一页一页按顺序展示给大家的形式,所以PPT和小说很类似,是用单一的线性推进的叙事方式,描述立体内容。所以很多人就把PPT要遵循的逻辑结构方法叫,就是故事线。
既然叫故事线,要注意的第一点就是要有故事意识,把整个PPT用一个吸引人的大故事串联起来,既保证前后有很强的逻辑性,例如我以前领导教我说所有PPT当不标页码打散,再拼起来顺序应该和之前一模一样的;又要吸引人,有很强的故事性,脑子里要有故事的“起承转合”,知道自己讲的故事的重点和亮点。
其次是要把结构清晰化,布置结构时贯彻“简单即美”原则。总分,总分总都是好结构,古代章回小说里常常说,花开两朵各表一枝,就是表述清楚的结构。因为往往故事是分层讲,通过一个大故事核心,里面套很多小故事,所以我们会画一个issue tree,帮助结构化逻辑化我们这个故事。每个ppt其实都隐含了一个issue tree,在不熟练的时候就先把它画出来,熟练了就可以藏在心里默默画。
(这个是个十几年前的PPT,要阐述为啥万科市值大于美国前五大发展商之和)
我自己有个小诀窍,就是每次做PPT前会用word写一个分级提纲,就像剧本一样,最后把这个稳定的剧本扩成PPT。看起来开始慢,随后总时间可能还是节省的。
2、数据美,图表支撑
第二点谈谈PPT和小说不一样之处。PPT经常用于证明题,所以充满了论据,尤其是数据论据ppt表格怎么做好看,这些论据常常都是以精美的图表形式呈现的,一张精美图表,往往不用增加过多说明,结论自现。
(七普数据出来用一张图很直观的就能看到哪些城市人口在流入,哪些在流出)
有本畅销书《用图表说话》(“Say it with ”),应该是麦肯锡的新人培训教材改的,推荐大家可以看一下。我虽然没有完整读完,但是实际上图做多了也能自己感觉到一些简单常规的规律。例如讲趋势用折线图ppt表格怎么做好看:如何写一个“精美”的研究型PPT,讲分布用散点图,横纵坐标轴要相互独立,讲比例用饼图,作比较用柱状图等等。
当年还受到的教育是能用图坚决不用表格,表格实际上是难以阅读的,后来现实中碰到的PPT太多,我也容忍适当表格出现了,但是如果出现表格会把要讲的重点地方特意一下。
(一个正常的年报分析,因为数据比较多,需要把重要的数据一下)
3、严谨美,注释清晰
据说做科学实验有个原则,就是别人可以按照你的实验步骤,一步步重现你的实验结果,写研究型的PPT也是一样,要有清晰的注释,包括数据来源,数据处理的方法,概念的定义等等,有时甚至可以出个详细的附录。
不严谨的研究型PPT往往有道德瑕疵,要么只讲对自己有利的片面证据,甚至会讲假论据、错论据,即使最终报告看似再精美也价值不大,就是充数的口号型文章。而时间会证明严谨的研究PPT的价值,未来可能会被不断引用。
4、形式美,重视对齐
最后补充的是个形式问题,PPT在某种层面就像小时候我们画的黑板报(长大了其实我们也得给孩子做手抄报),脑子里一定有一个版面的概念。
让版面好看的最重要诀窍就是对齐。做PPT时,其实是要先给版面画格子的,画完格子,字在哪里?图在哪里?字和图就要对齐,顶端对齐,左侧对齐,版面清清爽爽。做多了PPT,其实慢慢会理解就那么几种版面,这些格式看起来是拘束,限制你随便发挥,但也同样是工具,帮助你真正把思考聚焦到最重要的事情上去,局限反而产生力量。
注意结构美、数据美、严谨美、形式美,勤于思考,多加练习,就能做出合格的PPT来。
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