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ppt一般在哪里制作:如何做好工作“清单”？

想要提升工作效率，列出科学合理的工作清单是必要的环节。

因为我们要做到知其然还要知其所以然，所以我们首先要明白：

为什么要把众多的工作任务做清单化管理，而不能凭大脑记忆？

因为：

1、清单化管理不容易遗漏

俗语讲：“好记性不如烂笔头。”因为大脑的低级功能才是“记录”，大脑的高级功能是“思考”。

所以我们经常被自己的记忆欺骗，而且老是遗漏重要的事件。

事前列好事务清单，完成后打勾，既获得了成就感，也不会让事务有遗漏。

2、清单让排程变得简单

工作任务若只存在脑海中，我们对它的感觉就会比较模糊，就会“印象中”大概'有几个工作'，而且在脑中我们很难真实地判断每一项工作的重要程度。

但是如果把每项工作都写下来，视觉化之后，工作就会清晰地呈现在眼前，这时我们再根据轻重缓急，以及要事优先的原则把事务进行排序就会变得简单。

3、提醒关联工作

写下一项工作时，我们常常会自然地联想起项目相关的其它工作，而这些工作往往是那些'重要不紧急'的事情。

当你意识到'还有这些工作需要完成'，就有机会提前完成别人将来会布置给你的工作。

有预见性地工作有几个好处：

一是不那么容易抓瞎，可以把工作提前进行准备；

二是能提高别人对自己的信赖度，因为预见性地工作会显出你对自己工作的负责以及较高的专业性。

以上3点就是为什么我们要将自己的工作进行清单化管理的原因了！

知道了要进行工作清单化管理，那么如何做出科学合理的“工作清单”呢？

不少人列工作清单就是：把要做的事情直勾勾地写下来。

例如这样：

· 做A项目结案报告

·做B项目结案报告

·做A品牌的广告日监测数据统计

·做B品牌的广告周监测数据统计

·帮老板预定酒店房间

·做部门业绩统计

这样的工作清单缺乏逻辑，没有主次，所以我们在清空大脑之后还应该：

第一步：按4D原则进行工作筛选和排程

这里我想要建议一下：

用电子设备做工作清单，因为电子化能够更自由地修改，标序号，标已完成。

如果是用普通的memo纸记录，恐怕就会画得乱七八糟ppt一般在哪里制作，既看不清楚，也不好保存和分享。

回到主题，将确定要做的工作按照“重要&紧急”的程度进行排序，标上序号，特别重要的事情，再来个星星。

例如：

1.★★★帮老板预定酒店房间

2.★★★做部门业绩统计

3.做A品牌的广告日监测数据统计

4.做B品牌的广告周监测数据统计

5.做A项目结案报告

6.做B项目结案报告

第二步：分解大型项目工作

一个项目工作往往由许多步骤组成。

在完成它时一定要细拆各个步骤，因为这样一来让你不要遗漏了其中重要内容，二来也为了结束时进行更好地统计。

例如在写结案报告时，其中就包含了很多步骤可以再细拆成不同的工作。

1.★★★帮老板预定酒店房间

2.★★★做部门业绩统计

3.做A品牌的广告日监测数据统计

4.做B品牌的广告周监测数据统计

5.做A项目结案报告—统计A项目广告数据

6.做A项目结案报告—收集A项目的广告截屏

7.做A项目结案报告—做A项目的广告数据表格和图表

8.做A项目结案报告—做PPT，写上分析

9.做B项目结案报告—统计B项目广告数据

10.做B项目结案报告—收集B项目的广告截屏

11.做B项目结案报告—做B项目的广告数据表格和图表

12.做B项目结案报告—做PPT，写上分析

第三步：合并同类项

同类型的工作集中批量处理能够大幅度地提升我们的效率，例如：批量打印文件，批量订购机票......

参照上面的举例清单，我们可以看到两个项目结案报告都有'统计项目广告数据'和'做广告数据表格和图表'的步骤。

这个步骤就可以批量处理：一次性上系统导出数据和分析数据。

批量处理同类型的工作还有一个好处是：减少切换状态。

要知道我们每进入一个新状态都是需要花费时间的。

一会做ppt，一会做xls，一会写文章......人就很容易效率低下，就像程序开太多的电脑运转速度会变慢一样。

所以建议大家批量处理同类型的工作。

举例工作调整完之后就是这样的：

1.★★★帮老板预定酒店房间

2.★★★做部门业绩统计

3.做A品牌的广告日监测数据统计

4.做B品牌的广告周监测数据统计

5.做A项目结案报告—统计A项目广告数据—上系统完成

6.做B项目结案报告—统计B项目广告数据—上系统完成

7.做A项目结案报告—收集A项目的广告截屏—上系统完成

8. 做B项目结案报告—收集B项目的广告截屏—上系统完成

9. 做A项目结案报告—做A项目的广告数据表格和图表—XLS

10.做B项目结案报告—做B项目的广告数据表格和图表—XLS

11.做A项目结案报告—做PPT，写上分析—PPT制作

12.做B项目结案报告—做PPT，写上分析—PPT制作

第四步：预估完成时间

每一项工作都必须加上预计完成的时间，写上分钟数便可。

这样做的目的是为了校验做每项工作需要耗费的时间，并且你可以通过完成时间的核算，有效预估一天的工作量。

如果说今天需要完成的工作特别多，那么你就要适当调整自己的时间安排，例如中午适当减少休息时间或者请别人帮忙。

我以前会细化执行时间，例如10:00-10:30，但这样做太麻烦，而且实际完成率不高，所以这里建议大家：事先预估完成这项工作的时长便可。

这样一来，一张较为科学合理的工作清单便出炉了：

1.★★★帮老板预定酒店房间：5分钟

2.★★★做部门业绩统计：30分钟

3.做A品牌的广告日监测数据统计：20分钟

4.做B品牌的广告周监测数据统计：60分钟

5.做A项目结案报告—统计A项目广告数据—上系统完成：5分钟

6.做B项目结案报告—统计B项目广告数据—上系统完成：导出A项目时和B项目一起导出；

7.做A项目结案报告—收集A项目的广告截屏—上系统完成：5分钟

8.做B项目结案报告—收集B项目的广告截屏—上系统完成：导出A项目时和B项目一起导出；

9.做A项目结案报告—做A项目的广告数据表格和图表—XLS：20分钟

10.做B项目结案报告—做B项目的广告数据表格和图表—XLS：做A项目时做模板，可直接替换，5分钟

11.做A项目结案报告—做PPT，写上分析—制作PPT：20分钟

12.做B项目结案报告—做PPT，写上分析—制作PPT：做A项目时做模板，可参考，10分钟

然而，真实情况是：我们总是会遇到临时突发状况，例如：领导突然给你安排了别的活。

这时候你就可以：

1.问清楚老板，这个临时委派的工作需要在什么时候之前完成；

2.按照事件的紧急程度将它添加到工作清单中，并将事务重新排序；

3.用亮眼的颜色进行标注，临时的活用固定的同一个颜色标注。

所以你的工作清单腰一直处在更新状态：

1.★★★帮老板预定酒店房间：5分钟

2.★★★帮老板做报销：30分钟，上午10点前完成

3.★★★帮老板整理成本支出：30分钟，上午11点前完成

2.★★★做部门业绩统计：30分钟

3.做A品牌的广告日监测数据统计：20分钟

4.做B品牌的广告周监测数据统计：60分钟

5.做A项目结案报告—统计A项目广告数据—上系统完成：5分钟

6.做B项目结案报告—统计B项目广告数据—上系统完成：导出A项目时和B项目一起导出；

7.做A项目结案报告—收集A项目的广告截屏—上系统完成：5分钟

8.做B项目结案报告—收集B项目的广告截屏—上系统完成：导出A项目时和B项目一起导出；

9.做A项目结案报告—做A项目的广告数据表格和图表—XLS：20分钟

10.做B项目结案报告—做B项目的广告数据表格和图表—XLS：做A项目时做模板，可直接替换，5分钟

11.做A项目结案报告—做PPT，写上分析—制作PPT：20分钟

12.做B项目结案报告—做PPT，写上分析—制作PPT：做A项目时做模板，可参考ppt一般在哪里制作:如何做好工作“清单”？，10分钟

每天下班前，我们要对工作清单做一个总结整理：

1、完成的活就痛痛快快地打勾，内心成就感会爆棚！

2、标上事件实际完成的时间：有了数据积累后，我们就能有效评估出做这个工作究竟要多少时间。

如举例工作：

1.★★★帮老板预定酒店房间：5分钟，实际完成时间：2分钟

2.★★★帮老板做报销：30分钟，上午10点前完成，实际完成时间：25分钟

3.★★★帮老板整理成本支出：30分钟，上午11点前完成，实际完成时间：30分钟

2.★★★做部门业绩统计：30分钟，实际完成时间：20分钟（后台统计后，直接套用模板，时间节省）

3.做A品牌的广告日监测数据统计：20分钟，实际完成时间：25分钟（第一次做数据统计花费较多时间）

4.做B品牌的广告周监测数据统计：60分钟，实际完成时间：35分钟（直接导用日监测的模板）

5.做A项目结案报告—统计A项目广告数据—上系统完成：5分钟，实际完成时间：5分钟

6.做B项目结案报告—统计B项目广告数据—上系统完成：导出A项目时和B项目一起导出；

7.做A项目结案报告—收集A项目的广告截屏—上系统完成：5分钟，实际完成时间：10分钟（系统出问题）

8.做B项目结案报告—收集B项目的广告截屏—上系统完成：导出A项目时和B项目一起导出；

9.做A项目结案报告—做A项目的广告数据表格和图表—XLS：20分钟，实际完成时间：25分钟（需要花费时间做模板，调整维度）

10.做B项目结案报告—做B项目的广告数据表格和图表—XLS：做A项目时做模板，可直接替换，5分钟，实际完成时间：5分钟

3、那些没能按计划完成的工作，首先我们要分析为什么没有完成：是临时突发状况太多，还是自己工作不专心，内部打断比较多，还是自己评估时间的能力太差？

如举例工作：

11.做A项目结案报告—做PPT，写上分析—制作PPT：20分钟—因为临时要做报销所以没有完成，明天上午优先处理；

12.做B项目结案报告—做PPT，写上分析—制作PPT：做A项目时做模板，可参考，10分钟—因为临时要做报销所以没有完成，明天上午优先处理

4、归纳总结临时突发状况是否有规律可循：如果你碰上一个'想一出是一出'的老板，这个事情就尤为重要，总结老板委派的额外工作是否有规律，把有规律的突发状况固定下来变成自己的例行工作。

工作清单制作熟练以后，我们就可以有延展的尝试，于是就衍生了【工作清单进阶版】

1、单项工作若花费时间很长，是否有优化的空间？

如果你发现一项工作每次完成花费的时间都很长，这时我们就要想想，这件事有什么可优化的空间？

优化的维度一般有几个：

(1)流程：例如是否可以减少审批流？

(2)模板更新：探索发现或发明更高效的模板，例如在整理结案数据时我就做了一个全新的模板，设置格式图表，这样以后我把数据源复制后就可以直接生成不用调的图表。

2、按照自己的精力状态安排工作

很多人都是上午精力旺盛，这时我们就可以做一些制定方案和数据处理的工作，下午昏昏欲睡时，就可以安排一些常规性的，重复性的，并技术含量低的工作。

而有的人是晚上头脑更清楚，这时我们就可以进行一些思考总结反省的工作。

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