在学校和日常生活中，我通过手机上的 app 和网络上的服务来帮助我提高效率、管理日程。然而，所在公司对于第三方软件和服务的限制越来越多，能够使用的软件也仅限于 Windows 10 系统自带的基本软件以及 Office 全家桶。这使得我不得不将目光投向了我「最熟悉的陌生人」—— Outlook。

功能分区

在设计方案之前，必须先要明确我最重要的目的，以及手头可以使用的资源。

作为一名金融前线人员，我日常工作大部分的时间都用在以下几个方面：

邮件管理：怎样不错过自己的重要邮件？怎样分清事件的轻重缓急？

信息搜索：如何在需要的时候迅速地找到相关的信息？

日程管理：怎样合理安排会议？

在公司 IT 系统这样「艰苦」的条件下，工作六年的我也逐渐摸索出了一套仅仅使用 Outlook，且适合自己工作需求的效率方案。

下图即是我日常工作的界面截图，能让我高效地发挥几个功能区的全部用途。

分流：这里是 Outlook 的文件夹列表。我通过搭配文件夹结构和邮件规则，将不重要的邮件提前分流；

接收/阅读：这应该是最常用的两块区域了。Outlook 有两种常见的界面布局，阅读区在下，或阅读区在右。据我观察，这两种布局在我司都有不少拥趸。但我个人更喜欢上图的那种阅读区在下的布局，因为在这种布局方式下，点击邮件列表的各个表头就能快速地按照收件人、主题、收到时间和邮件体积大小排序。而在另一个界面布局中却无法一步实现这个目标；

两种基本布局模式对比

日程安排：分为日历和接下来的日程提示。这一部分就是我每天的「课程表」，可以看到接下来一段时间的会议安排，并通过颜色分类，一目了然

常用信息：此处我通过设置没有到期日的待办事项，置顶我经常使用的信息（比如会议接入号码、内部代号等），方便我随时调取（尤其是发送邮件和会议邀请时）

待办事项：此处列示近期和中期待办的事项。在邮件列表中标记过的事项都会出现在这里，我也可以方便地快速新建一个事项（比如给张三打电话），并在完成后将其移除

以下我就以几种常见的任务场景详细介绍一下我的工作流程。

如何管理邮件

作为公司内部主要的联络方式，每天我会收到两百封以上的邮件，安排的任务、分享的最新信息一般都通过 Outlook 这个窗口送达。几年下来，20G 的邮箱空间早已捉襟见肘。如何不被邮件淹没，并从其中快速甄别出需要紧急处理的内容，成为了我第一个考虑的问题。

邮件自动分类

根据自身的经验，我先给每天的邮件进行了分类。收到的两百多封邮件中，约10% 的邮件都是群发的通知、公告和系统生成的邮件，这类邮件占空间小，但是数量多；无须我注意也无须我采取任何动作。我专门在 Outlook 中新建了一些以「zz」开头的文件夹（使其在文件夹列表中沉底），并设置规则将他们直接已读、归档。我一般会在有空的时候去看看，当作娱乐活动，或者索性等待系统过了几个月后自动删除。

另外，还有约 10% 的邮件是我一定要停下手头工作立即查看的，比如来自我老板的邮件。这时我需要及时地得到强提醒。我司使用的 Blackberry Work 手机软件就有这个功能。我将我的老板设为我的 VIP 联系人，并设置通知规则。这样，每次有老板发送的邮件时，我的手机就会用一种不一样的铃声提醒，在通知中也会加上星号以示提醒。

剩下的 80% 基本都是和客户相关的事务性邮件，他们是否也需要分类呢？

邮件筛选与整理

刚进公司的时候，有前辈分享经验时特别强调，应该做好文件夹分类，收到一封邮件的时候就应该把它归类到相应的文件夹去。我也曾经试过为每个客户或着每个项目建立一个文件夹，将收件箱里的邮件逐一归档到各个文件夹。刚进公司的我视其为最佳实践，但实验了几个月后之后发现了一些问题：

很多一次性邮件（比如一次性的交易）并不需要归档，之后也一般不会查询；

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