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word文档制作ppt教程:Word 文档生成 PDF 的过程中,PDF 文件,应该「保存为」还是「打印为」?

    最近在使用 Word 文档生成 PDF 的过程中,word教程基础入门,遇到了一个有关字体嵌入的问题,进而让我开始考虑 PDF 文件的创建方式。当我们需要使用某种格式的文档(例如 Word 的 .docx)创建一份 PDF 的时候,到底该通过「保存」还是「打印」的方式进行呢?

    「保存」和「打印」,效果好像是类似的

    记得大概是从 Office 2007 开始,可以额外安装一个免费的加载项,直接在 Office 应用中把文档「保存」成 PDF 格式。从 Office 2013 开始,该功能进一步完善,直接成为一个内置功能,无需安装任何额外的软件就可以把文档保存成 PDF 格式。Word、PowerPoint、Excel 均可支持。更方便的是,Word 2013 开始可以直接打开/编辑 PDF 格式的文档。

    新版 Office 应用已经可以直接将文档保存成 PDF 格式

    除此之外还有另一种方式,给系统中安装虚拟打印机软件,将文档「打印」成 PDF 格式。类似这样的第三方工具非常多,有免费的,也有收费的,而 Windows 10 更是直接内建了一个名为「Microsoft Print to PDF」的虚拟打印机。这种方式的通用性更强,任何程序只要支持打印,就能将程序中创建的文档转换为 PDF 格式。

    Windows 10 自带的 PDF 虚拟打印机

    那么为啥非要用 PDF 格式?

    先来考虑一下为啥要用 PDF 格式吧。其实只要把 PDF 格式理解为「纸质文档」的数字化版本,一切就清楚了。

    字体问题:有一份中文的文稿,如果这个文稿印刷/打印在纸面上,拿给任何人,对方都可以直接查看,哪怕对方并不懂中文。但如果是一份电子版文稿,对方的电脑中没有任何中文字体的情况下会无法查看。这种问题以前比较常见,现在新的操作系统对多语言环境提供了更好的支持,任何语言的文字基本都能正确显示(文稿呈现结果美观与否另当别论,一个默认安装的英文 Windows 系统肯定不会内置太多不同样式的中文字体,但基本的查看还是没问题的)。

    PDF 格式是可以嵌入字体的,因此在将其他格式的文稿转换为 PDF 格式后,就算对方系统中没有安装相应的字体,文稿内容也能精确呈现。也正是因为这种原因,PDF 格式在设计行业非常普遍,设计师精心设计的稿件,直接拿给客户看,如果客户电脑上缺少必要的字体,效果肯定大打折扣,但转换成 PDF 就不怕了,需要的字体都直接嵌入在 PDF 中。

    内容呈现问题:有一份 AutoCAD 设计图,如果这个图印刷/打印在纸上,任何人都可以直接查看。但如果将 AutoCAD 文件直接发给别人,对方电脑上没有安装 AutoCAD 或必要的查看器的话,看不成啦。作为设计师,你要是把设计图发给客户,同时告诉客户,你要先访问一个网站,下载一个某某查看器,然后执行一二三四步操作安装查看器,这样才能看我的设计图,你觉得客户会怎么想!今天要看 CAD 图装个查看器,明天要看 CorelDraw 图再装个查看器,word教程基础入门,后天要看某某格式的文档再装个查看器?哎,这个格式没提供免费的查看器,要看必须装他们家的完整版软件,软件许可每用户五六千块。要不去网盘找找有没有盗版?

    但如果把文档转换为 PDF 格式再发给客户就简单多了。就算客户电脑里没有装任何 PDF 阅读器,装一个就行了。而现在的很多新版浏览器,甚至操作系统本身都能支持直接打开 PDF 文件。简单方便高效。同时这种方式也可以确保文稿在任何设备,无论 4 寸屏幕的手机,10 寸屏幕的平板,24 寸甚至更大尺寸的电脑显示器上,都能呈现出完全一致的内容布局和显示效果。

    防篡改问题:这个问题可以这样理解,假设有个作曲家,谱了一个曲子需要发给客户。此时有两种方法:把曲子演奏出来,并将音频文件发送给客户(类似于 PDF),或者直接把五线谱发给客户(类似原始格式的文档)。为了尽量维护自己的权益,你觉得哪种方式更好?给五线谱吧,要想修改实在是太容易了;给音频文件呢?音频文件也不是完全不能修改,只不过相对来说麻烦了很多。

    当然还有其他一些优势,不过我接触不多,也就不详细展开说了。PDF 格式在很多场合还是挺有用的。所以就产生了下一个问题:

    到底是要「保存」还是「打印」?
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