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在举办会议的时候,往往需要会议主办方针对不同的专家学者制作多份不同的邀请函。如果一个一个制作,工作量就会很大。下面,小编就会利用word和excel邮件合并的方式快速制作多份针对不同对象的邀请函,希望对大家有所帮助。
1、首先,新建word和excel文档各一个,在excel文档中将邀请函中需要的专家姓名、座位号、出席时间等信息列表收集好,而在word文档中将邀请函的模版格式制作好,如图所示。
2、接着,点击word文档,选择“邮件>开始邮件合并>信函”选项,并把“选择收件人>使用现有列表”选项选中,如图所示。
3、在弹出对话框中找到刚刚新建的excel文档,并按照图中所示进行操作。
4、将光标放到对应的位置,然后点击上方“插入合并域”,选择合适的“标题”插入到对应位置,如图所示。
5、插入完成后,可以将插入的部分选中,统一修改它们的格式,标注为“加粗”,如图所示。
6、然后,就可以点击“预览结果”按钮,查看插入后的效果,也可以通过图中所指示的“箭头”查看所有预览效果,如图所示。
7、查看完毕后,点击“完成并合并>编辑单个文档”选项,就可以看到每一个人的邀请函就制作完成了。
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